GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental consiste en aquellas actividades, que se realizan para la gestión de los documentos generados y recibidos por las compañías, con el fin de facilitar en uso de los mismo y su conservación.

Lo cual le permite a la organización tener un mayor control de los archivos documentales de la organización, debido a que se puede saber mas fácilmente que documentos nos sirven y cuales podemos desechar. etc. 

La gestión documental tiene una serie de procesos:

Digitalización e indexación de documentos: Consiste en el almacenamiento de la información digitalizada. 

Enlace con el sistema de gestión: Integrar los documentos de la compañía, de modo que todos estén relacionados.

Flujos de trabajo: Los documentos pasan por muchas áreas de la compañía, por ello es importante que todas tengan acceso y existan flujos de trabajo del documento.

Tipos de documentos

1. Recibir 

1. Distribuir

1. Tramitar

1. Organizar

1. Consulta

1. Conserva 

1. Se determina si se debe conservar o no.

Objetivos de la gestión documental
La gestión documental tiene como objetivo resaltar la importancia de los documentos, racionalización y control en la producción documental, generar consciencia ambiental, regular el manejo de la documentación en la organización, facilita la recuperación de la información, entre otras.  
Ventajas de la gestión documental

• Se reduce el riesgo de perdida de un documento.

• Fácil acceso a la información.

• Se puede conectar con todos los sistemas de la información. 

• Reduce los costos de acceso a la información.

• Reducción de costos de papelería.

• Permite que las organización sea mas productiva en el acceso de la información. 

Desventajas de la organización
Los sistemas de gestión documental puede tener una implementación costosa para la organización. 


Producción Documental 

Digital: es aquel documento que nace fisico y muere electronico

Electrónico: Es aquel que nace electrónico  y muere electrónico.

Físico: Nace físico muere físico.

Principios de la Gestión Documental

Proceso de la gestión documental

Los documentos de la organización deben  pasar por un proceso se deben:

La producción documental consiste en las actividades de origen, creación, diseño. Etc. de acuerdo a las actividades de la organización. 

Comprende las actividades de:

Recepción de los documentos: Actividades de verificación y control para la admisión de documentos.

Distribución de documentos:  Garantizar que la información llegue a su destino.

Tramite de documentos: Tratamiento que recibe  el documento desde su origen hasta el cumplimiento de la función para la que fue creado.

Organización de documentos: Clasificar los documentos.

Consulta: 

Conservación:  Reducir el deterioro de los documentos.

Disposición final del documento: Determinar si el documento es util o no para la organización y  las acciones a realizar.

Algunos términos importantes en la producción documental son:

Archivo Central: Es un archivo donde se guarda toda la documentación que se transfieren del archivo de gestión y son poco consultados.

Archivo de gestión: Allí se encuentran los archivos que se generan por el proceso de gestión de la organización. 

Archivo Histórico: Es aquel en el cual se guardan los archivos que se considera que tiene un valor para la ciencia, cultura, investigación. 

Fondo Documental: Esta es toda la documentación que es recibida y producida por la organización.